Как мы ускорили согласование договоров в 2 раза и сэкономили клиенту более полумиллиона рублей

Всем привет! Меня зовут Виталий Трофимов, я предприниматель и основатель компании troffcons. Вместе с командой мы специализируемся на цифровой трансформации бизнеса, автоматизации процессов и разработке корпоративных IT-решений.

Сегодня хочу рассказать вам о нашем опыте автоматизации процесса согласования договоров в компании Агрорус и КО. История интересная, а чтение займет около 5 минут.

Начало

Дело начиналось еще в конце 2022 года, когда troffcons еще был в планах, но я активно пополнял свой опыт и оттачивал навыки в построении бизнес-процессов и настройке системы ELMA365 для своих клиентов. Ко мне обратился Илья из компании Агрорус и КО с запросом по настройке системы. Задача была на первый взгляд простой - выстроить процесс согласования договоров с новыми поставщиками. Я приехал лично познакомиться с Ильей и компанией, детально обсудить задачу. Тогда Москва была в снегу и я с удовольствием прогулялся в тот день. Мы обсудили все детали, Илья подробнейшим образом мне все рассказал, поделился про то, чем компания занимается и какие точки роста сейчас имеются, было очень интересно и хотелось начать делать проект! В тот же вечер мы заключили договор и пожали руки.

Старт разработки

Через пару дней мне на почту Илья прислал файл технического задания (далее ТЗ). Как правило, технические задания от заказчиков бывают довольно поверхностными, но в этот раз я был приятно удивлен: документ оказался четким, подробным и понятным. Как специалист, я сразу увидел, что потребуется минимум уточнений, а те немногие вопросы, которые всё же возникли, быстро решались с заказчиком. Я оперативно приступил к разработке и уже через 1-2 недели подготовил первую рабочую версию решения. Работал в основном вечерами, после завершения основной занятости. Первая схема процесса была вот такой:

Рис. 1. Первая версия бизнес-процесса, первый релиз

Ход разработки решения

Ранее процесс согласования в компании полностью проходил через электронную почту, что создавало целый ряд неудобств: терялись документы, возникали ошибки из-за человеческого фактора, согласование могло длиться неделями без понятного статуса и контроля ответственных. Переход на автоматизированную платформу ELMA365 позволил устранить эти проблемы: согласование договоров ускорилось в среднем в 2-3 раза, полностью исключился риск потери документов, появилась прозрачность каждого этапа и четкое распределение ответственности. Благодаря этому время сотрудников высвободилось для решения других важных бизнес-задач.

Помимо бизнес-процесса были выполнены работы по созданию приложений и наполнение приложений контекстными переменными и настройкой их интерфейсов. В ELMA365 приложениями называют справочники. В целом приложение “Согласование нового договора” создавалось с нуля от самой сущности до логики - бизнес-процесса “Согласование договора с новым поставщиком”. Самым сложным было разработка интерфейсов карточки приложения и пользовательских задач внутри бизнес-процессов. Да, в ELMA365 все это кастомизируется, можно HTML и CSS стили свои применять, в общем можно заморочиться. Сложность заключалась в том, что необходимо было по требованию заказчика расставить поля в нужные места и отображать их по условиям, не все поля конечно, но многие и часть из них находились в виджете и нужно было видимостью виджетов управлять. Тут на помощь мне приходили и скрипты на формах (скрипт в ELMA365 пишется на языке TypeScript). И еще стандартными инструментами управления видимостью виджетов. Приведу пару примеров скринами.

Рис. 2. Форма создания карточки нового договора. Поля, виджеты.

Рис. 3. Форма просмотра карточки договора. От системной карточки остался только боковое меню.

Гибкие маршруты согласования договоров

Самым интересным подходом в этом решении была реализация схемы гибкого маршрута, который предложил Илья и мы совместно это “докрутили” до рабочей схемы, которая до сих пор приносит пользу клиенту.

Суть решения в том, что у заказчика по-разному двигаются документы при согласовании, исходя из типа договора. Если, скажем, тип договора “Оказание услуг”, то он обязательно должен быть согласован руководителем инициатора, бухгалтером, юристом, то тип договора “Нетиповой договор оказания услуг” уже будет идти по-другому. Решение в целом элегантное - мы вынесли эти базовые настройки в отдельное приложение “Типы договоров” и вывели в нем возможность выбора согласующих и информируемых.

Рис 4. Приложение “Тип договора”.

Рис 5. Пример одного из типов договора. Настройки согласования выбраны.

Бизнес-процесс и скрипты

То есть основная маршрутизация выведена за пределы бизнес-процесса согласования, чтобы добавить простоту и гибкость. Это дает возможность не привлекая разработчиков менять настройки текущих типов договора, если поменялись регламенты и т.п., и создавать новые маршруты, при этом бизнес-процесс никак не правится. Мне кажется, это отличный вариант. Уже прошло почти 3 года и это работает как автомат Калашникова.

Рис. 6. Внутри бизнес-процесса написаны простые скрипты и они в шлюзах проверяют указана ли та или иная должность в типе договора.

Рис. 7. Вот такие скрипты написаны внутри бизнес-процесса, довольно простые.

Вот пример одного скрипта текстом, вдруг кому будет полезно:

async function checkLogist(): Promise<boolean> {

    const contractType = await Context.data.contractType!.fetch(); // Получаем тип договора, в котором лежит маршрут согласования.

    const logist = contractType.data.otdel_logistiki!; // Переменная да/нет об участии отдела логистики в согласовании.

    return logist;

};

Трудности и благодарность

Не все было так гладко конечно. После релиза были нюансы, которые непосредственно я, как специалист, пропустил из-за недостаточного тестирования. Тут еще допущена была ошибка, что все реализовывалось на prod площадке, что на текущий день в troffcons мы уже, конечно же не допускаем и спустя время для Агрорус и КО мы сделали test площадку для разработки. Но в целом проект успешный, в основном благодаря активному участию самого клиента и качественно написанному ТЗ, что мало у кого есть, к сожалению.

Результаты

За три года с момента запуска решения компания согласовала более 900 договоров. Время согласования каждого договора сократилось в среднем на 60-70%. По нашим расчетам, благодаря автоматизации процесса, клиент экономит ежегодно не менее 500 000 рублей за счет оптимизации рабочего времени сотрудников, снижения количества ошибок и ускорения взаимодействия между отделами. И это малая часть того, что умеет платформа ELMA365.

Еще самое интересно для меня - это душа решения, бизнес-процесса, что я когда-то приложил руку к этому и он как ребенок рос и уже такой большой (забавно и смешно конечно). Все начиналось с базовых требований от сотрудников, далее все новые требования, новые версии бизнес-процесса (на текущий день уже 50-я версия работает) и все это живет своей жизнью, давая каждый день результат и бизнес-пользу. Считаю, что это самое кайфовое, что есть в нашей работе, видеть результат и положительную динамику и отзывы наших клиентов, ради этого стоит работать и делать свою работу лучше.

Благодарим Агрорус и КО за интересную и продуктивную совместную работу! Надеемся и в дальнейшем приносить пользу вашему бизнесу. Недавно мы провели подробный вебинар о реализации данного решения, посмотреть который вы можете по ссылкам ниже.

Видео

VK Видео: Как бизнесу сохранить более полумиллиона рублей на оптимизации согласования