Как сеть заведений P.Love ускорили время согласования документов в несколько раз с помощью ELMA365

Как было раньше (точка А):

До внедрения ELMA365 процесс согласования счетов в “P.Love” был неэффективен и трудоемок:

  • Сотрудники формировали счета и отправляли их по WhatsApp финансовому директору.
  • Финансовый директор, в свою очередь, согласовывал или отклонял счет и перенаправлял его в бухгалтерию или обратно сотруднику на доработку.
  • Весь документооборот велся в WhatsApp, что не позволяло вести учет документов и контроля за их статусом.

Что мы сделали:

Мы провели анализ текущего состояния и разработали план по автоматизации процесса согласования документов с использованием платформы ELMA365.

Создание и реализация объектной модели:

1. Раздел “Счета”

  • Приложение “Реестр платежей” — для создания, хранения и управления счетами.

  • Приложение “База контрагентов” — для создания, хранения и управления данными контрагентов.

  • Приложение “База договоров” — для создания, хранения и управления договорами.

  • Справочник “Назначение платежей” — для создания и хранения назначений платежей.

  • Приложение “Создать счет” — для запуска процесса согласования счетов.

Иллюстрация

2. Бизнес-процесс:

  • Разработан и настроен бизнес-процесс “Согласование счетов” с 8-ю зонами ответственности.

  • Введена возможность выбора определенного согласующего из доступного набора, который может варьироваться у разных сотрудников.

  • Интеграция с DaData: при вводе ИНН контрагента автоматически подтягивается вся необходимая информация.

  • Настроены уведомления об изменении статуса счета, что позволяет инициатору всегда быть в курсе этапов согласования.

  • Настроены статусы счетов, определенные клиентом.

3. Права доступа:

  • Настроены группы пользователей и организационная структура, что позволило ограничить функционал пользователей и исключить случайные ошибки.

4. Интерфейс:

  • Учитывая требования клиента, формы были адаптированы для отображения на мобильных устройствах, обеспечивая удобный доступ к системе с любых устройств. Карточка счета в ELMA365
Иллюстрация

Форма создания счета через мобильное приложение ELMA365

Иллюстрация

Сроки реализации этапа

Описанный этап по разработке бизнес-процесса “Согласование счетов” был реализован в течении 1-го спринта (2 рабочие недели).

Результаты

Внедрение ELMA365 позволило сети заведений “P.Love” существенно повысить эффективность и прозрачность процесса согласования счетов:

  • Время на согласование счетов сократилось в несколько раз.

  • Снизилось количество ошибок и дублирования данных.

  • Повысилась удовлетворенность сотрудников благодаря прозрачности и контролируемости процессов.

  • Управление документооборотом стало централизованным и удобным.

Заключение

Автоматизация процесса согласования счетов с помощью ELMA365 позволила “P.Love” не только оптимизировать внутренние бизнес-процессы, но и создать прочную основу для дальнейшего роста и развития компании. Опыт успешного внедрения ELMA365 демонстрирует, как современные технологии могут улучшить эффективность и конкурентоспособность бизнеса.

Хотите, чтобы ваш бизнес также стал более эффективным и конкурентоспособным? Обратитесь к нам для консультации по внедрению ELMA365! Мы поможем вам автоматизировать бизнес-процессы и добиться значительных улучшений в работе вашей компании.

Попробуйте ELMA365 бесплатно в течение 14 дней!
В это время мы проведем анализ ваших бизнес-процессов и предложим оптимизацию для сокращения издержек и улучшения качества управления бизнесом
По завершении пробного периода вы получите подробный анализ и план действий.
Тестируйте продукт, а мы в это время начнем работать над вашим успехом!