20 эффективных способов автоматизации и развития вашего бизнеса

Перевод статьи 20 Effective Ways to Automate and Grow Your Business

Оптимизация бизнес-процессов через автоматизацию становится ключом к эффективному управлению. Использование различных инструментов, от планирования встреч до управления задачами и обмена данными между приложениями, позволяет сэкономить время и ресурсы команды. Автоматизация также повышает точность и качество работы, освобождает сотрудников от рутинных задач, и способствует повышению продуктивности и конкурентоспособности бизнеса.

Возможности для автоматизации бизнеса сейчас велики как никогда. С помощью автоматизации вы можете запланировать отправку электронных писем на определенное время, сохранить контакты покупателей, добавивших что-то в корзину, но покинувших сайт, синхронизировать данные между приложениями и уведомлять членов вашей команды о новых задачах. Однако, если вы не владелец огромной корпорации с большим бюджетом и ресурсами, специально отведенными на автоматизацию, спектр таких возможностей может оказаться непосильным в своем разнообразии.

Возможно, вы задаетесь вопросом:

• Какие виды автоматизации принесут наибольшую пользу моему бизнесу?
• От чего следует воздержаться?
• Как наиболее простым способом внедрить ту или иную опцию?

Давайте рассмотрим те виды автоматизации бизнеса, которые вы можете начать вводить в своей организации уже сегодня.

20 способов автоматизировать малый бизнес

1. Автоматизируйте email-рассылку

Когда мы говорим об автоматизации, первое, что приходит в голову - это автоматизация рассылок по электронной почте. Это не только один из самых популярных способов автоматизации, но и один из самых доступных.

Типы автоматизации email-рассылок включают:

• Запуск рассылки электронных писем на основе определенных действий потенциальных покупателей, например, таких, как подтверждение регистрации на вебинар или уведомление о брошенной корзине.
• Рассылка контента через заданные промежутки времени.
• Отправка определенного контента или запрашиваемой информации после заполнения формы.
• A/B-тестирование контента и автоматическая отправка того варианта, который показал наилучшие результаты.
• Персонализация отправляемых электронных писем.
• Сегментирование групп на основе полученных данных и автоматическая отправка отдельного вида писем каждой группе.

Хороший способ начать автоматизацию email-маркетинга – изучить возможности автоматизации, уже имеющиеся на вашей платформе и рассмотреть, как их можно использовать для реализации стратегии развития вашего бизнеса.

Все популярные инструменты email-маркетинга располагают встроенными функциями автоматизации. Если вы еще не выбрали платформу для email-рассылки, рекомендуем выбирать вариант с достаточным количеством функций автоматизации, чтобы потенциально иметь возможность закрыть все потребности вашего бизнеса.

2. Зафиксируйте стандартные операционные процедуры

Сколько процессов в вашем бизнесе задокументировано? Независимо от того, ведете ли вы бизнес в одиночку или руководите небольшой командой, наличие стандартных операционных процедур имеет решающее значение для здорового бизнеса.

Стандартные операционные процедуры – это подробные инструкции, в которых описано, как выполняются те или иные процессы в вашем бизнесе. По мере роста вашей компании наличие такого типа документации значительно упростит адаптацию новых членов команды и делегирование задач.

3. Создайте централизованную базу данных

Вы храните информацию о клиентах в ряде разрозненных электронных таблиц? Вашей команде бывает сложно понять статус контакта или время последнего взаимодействия с ним? Если это так, то вашему бизнесу может помочь автоматизация базы данных клиентов.

Чтобы автоматизировать работу с информацией о клиентах, вы можете использовать CRM в качестве централизованной базы данных и синхронизировать данные о контактах между приложениями, чтобы автоматически вносить обновления, как только в учетной записи клиента что-то меняется. Это сократит объем ручной работы, выполняемой вашей командой, и улучшит отношения с вашими текущими и потенциальными клиентами.

4. Внедрите систему оценки лидов

Есть ли у вашей команды процесс квалификации потенциальных клиентов и определения того, какие из них являются наиболее перспективными? Если нет, то, возможно, вам стоит подумать о внедрении такой системы оценки.

При квалификации лидов посредством анализа их ключевых атрибутов будут сгенерированы числовые значения, которые облегчат вам и вашей команде определение приоритетов в работе с ними. Процесс такой оценки сэкономит ценное время для вашего бизнеса и позволит взаимодействовать с теми, кто с большей вероятностью станет платежеспособным клиентом.

5. Используйте инструменты для управления соцсетями

Работа в социальных сетях может поглощать массу времени, особенно если вы постите контент «на ходу». Вот почему использование инструментов для планирования в социальных сетях становится настоящим спасением для маркетинговых команд.

С помощью правильных инструментов планирования вы можете заранее создавать контент согласно вашему плану и автоматически планировать его публикацию на ключевых платформах.

6. Реагируйте на запросы клиентов

Эффективная обработка запросов, попадающих в службу поддержки, определяет уровень удовлетворенности клиентов и их готовность обратиться к вам снова. Время реагирования и скорость решения вопросов являются ключевыми метриками для оценки качества обслуживания. Однако выполнение всех этих задач вручную может оказаться непосильной задачей для вашей команды по работе с клиентами.

Автоматизация здесь не заменяет человеческий фактор, а помогает высвободить время для более вдумчивого взаимодействия с клиентами и улучшения их общего опыта обслуживания.

На стороне своей команды вы можете автоматизировать уведомления, напоминающие, когда стоит связаться с клиентом, что позволит достичь лучших результатов во взаимодействии с заказчиками в перспективе. Вы также можете автоматизировать опросы для сбора обратной связи, что позволит быстро принимать меры в случае необходимости и снизить коэффициент оттока.

Использование чат-ботов или баз знаний с искусственным интеллектом поможет быстро реагировать на простые и часто повторяющиеся вопросы и своевременно перенаправлять пользователей к соответствующему специалисту, если их запрос не был решен. С помощью автоматизации сотрудники вашей службы поддержки смогут эффективнее обслуживать большое количество клиентов, при этом не теряя в качестве взаимодействия.

7. Автоматизируйте SMS-рассылку

Автоматизация маркетинговых SMS-сообщений может быть полезным инструментом для вашей компании. Вы можете рассмотреть вариант автоматизации рассылки sms-сообщений для установления и поддержания связи с потенциальными клиентами, а также для повышения конверсии.

Возможности автоматизации маркетинговых SMS включают:

• Напоминания о встречах и мероприятиях
• Оповещения о наличии товаров, к которым клиенты проявили интерес
• Напоминания о возврате к неоплаченной корзине
• Рекламные сообщения о специальных предложениях и скидках

8. Проанализируйте и автоматизируйте процесс продаж

Целью автоматизации продаж является построение более эффективного процесса, сквозь который проходит потенциальный клиент, минимизация каких-либо отклонений в этом процессе и повышение конверсии.

Преимущества автоматизации продаж включают:

• Поддержание темпа работы даже при высокой загрузке
• Эффективное управление календарем
• Определение и приоритизация перспективных клиентов
• Сбор и обработка данных
• Синхронизация информации на всех площадках
• Установление тесной связи с отделом маркетинга
• Передача новых клиентов в службу поддержки
• Минимизация времени на неперспективные контакты

Для начала автоматизации процесса продаж изучите встроенные функции автоматизации в вашей CRM-системе. После этого рассмотрите возможность внедрения и интеграции других приложений для автоматизации более сложных рабочих процессов.

9. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Есть ли у вашей команды часто повторяющиеся задачи или задачи, которые требуют одинаковых навыков? Если да, то эти задачи идеально подходят для автоматизации.

Рассмотрите возможность использования инструментов автоматизации задач, чтобы сократить время выполнения повторяющихся операций. Например, вы регулярно вручную отправляете рекламные твиты при публикации новых записей в блоге. Вы можете настроить автоматическую публикацию твитов со ссылкой на новую запись в блоге каждый раз, когда делаете новый пост.

10. Делегируйте ключевые задачи специалистам

При запуске бизнеса предприниматели часто берут на себя все задачи и обязанности, необходимые для его успешного функционирования. Это может быть полезно для общего результата, но не способствует масштабированию.

Кому вы можете передать выполнение задач? Это могут быть новые члены команды, помощники или специализированные агентства. Подумайте в сторону делегирования задач, это выведет ваш бизнес на новый уровень.

Предположим, вы владелец небольшой компании и лично занимаетесь email-маркетингом, параллельно выполняя другие обязанности. Если вы не являетесь экспертом в области email-маркетинга, вы с легкостью можете упустить важные нюансы, от чего пострадает качество работы.

Проанализируйте задачи, которые вы выполняете в настоящее время, и определите области, в которых можно воспользоваться помощью других специалистов, чтобы сэкономить время и достичь наилучших результатов.

11. Введите систему управления задачами

Ваши списки дел расписаны по случайным стикерам, таблицам и разным блокнотам? Вы даете задания своей команде мимоходом и теряете из виду их выполнение? Вам и вашим сотрудникам сложно отследить, кто и что делает в команде?

Если ответ на хотя бы один из этих вопросов “да”, пришло время внедрить систему управления задачами. Использование программного обеспечения для управления задачами, такого как ELMA365 поможет вам и вашей команде оставаться предельно организованными. Когда вы используете подобные инструменты ваша команда точно знает, где искать следующую задачу и когда ее выполнить. Вы также будете видеть индивидуальный прогресс сотрудников и сможете поддержать их, если они сбиваются с пути.

Автоматизация поможет вывести систему управления задачами на новый уровень. Мы в Troffcons пользуемся ELMA365: нам нравится использовать интеграцию со сторонними почтовыми клиентами, чтобы превращать электронные письма в задачи одним нажатием кнопки.

12. Используйте дропшиппинг

Управление бизнесом в сфере электронной коммерции может быть очень трудоемким. Для доставки товаров покупателям необходимо полностью управлять процессом доставки и следить за каждый шагом в этой цепочке.

Если вы не хотите заниматься подобным управлением, подумайте о дропшиппинге, схеме продаж, при которой продавец реализует товары покупателю напрямую со склада поставщика. Непосредственно поставщик выполняет и отправляет ваши заказы. Такой метод позволит вам сконцентрироваться на других аспектах вашего бизнеса, не беспокоясь о рисках и сложностях, связанных с логистикой и управлением запасами на складе.

13. Централизуйте коммуникацию

Автоматизация внутренней коммуникации – это организация и оптимизация взаимодействия между сотрудниками. Для владельцев бизнеса это означает одно, у них освободиться время для заботы о команде и поддержки ее развития.

Примеры автоматизации коммуникаций:

• Напоминания о предстоящих встречах
• Автоматическое назначение задач в определенные промежутки времени
• Передача материалов новым сотрудникам при вступлении в должность
• Сбор ежедневной обратной связи о достижениях и проблемах
• Самоанализ и отслеживание эффективности работы
• Панели отчетности

Инструменты, такие как ELMA365, Slack и Asana, которыми вы, возможно, уже пользуетесь, также предлагают целый ряд функций автоматизации, которые упрощают взаимодействие в команде.

14. Оптимизируйте систему бухгалтерского учета и управления расходами

Управление финансами в малом бизнесе – по сути отдельная работа. Если вы все еще занимаетесь этим самостоятельно, стоит рассмотреть возможность использования программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета и управления расходами с функцией автоматизации.

С помощью такого инструмента вы сможете отслеживать финансовые показателя вашего бизнеса. Системы учета и управления расходами также помогут вам отсортировать квитанции, автоматически распределяя их по категориям в соответствии с расходами в ваших финансовых отчетах.

15. Синхронизируйте данные между разными приложениями

Применение автоматизации для обмена данными между приложениями может сэкономить вам часы ручного ввода.

Допустим, потенциальный клиент заполняет опросник, где отмечает то, что он ищет в продукте или услуге. Вместо того чтобы вручную создавать новую запись о контакте в CRM, вы можете настроить рабочий процесс, который будет автоматически создавать новый контакт в CRM каждый раз, когда вы получаете ответ на подобный опрос.

Настройте процессы так, чтобы разные инструменты работали синхронно без вашего вмешательства. Это позволит сократить административную работу и сэкономить время на выполнении рутинных задач.

16. Автоматизируйте процесс адаптации новых сотрудников

Процессы, связанные с приёмом на работу и адаптацией новых сотрудников отлично подходят для автоматизации, потому что эти процессы часто повторяются. Во многих случаях новые сотрудники проходят одинаковый процесс ввода в должность и получают сходные инструкции.

Примеры того, что можно автоматизировать в процессе адаптации:

• Автоматическое создание и отправка документов для подписания новыми сотрудниками
• Автоматическое создание учетных записей и предоставление доступа к необходимым инструментам и системам
• Синхронизация данных о сотрудниках в различных системах для минимизации ручного ввода

Автоматизация внутренних процессов при приёме на работу поможет сократить объём задач для вашей команды рекрутинга и сделает адаптацию новых сотрудников более удобной.

17. Упростите процесс планирования встреч

Переписка для выбора времени встречи может занимать много времени и быть весьма утомительной. Чтобы избежать этого, рекомендуем воспользоваться инструментами для планирования встреч, такими как HubSpot или Calendly. Они автоматически синхронизируются с календарем и позволяют вашим контактам мгновенно выбирать удобное для встречи время.

18. Настройте автоматическую рассылку, чтобы не потерять клиентов

Многие добавляют товары в онлайн-корзину, но не оплачивают покупку. Причины могут быть разные – человек может отвлечься, начать сомневаться, увидев стоимость доставки или просто захотеть обдумать, стоит ли ему делать покупку.

Чтобы вернуть таких клиентов, можно настроить автоматическую рассылку электронных писем тем пользователям, у которых в корзине остались неоплаченные товары. Статистика показывает, что до 50% пользователей, которые возвращаются на сайт после получения таких писем, завершают покупку. Почему бы не попробовать?

19. Воспользуйтесь программой для хранения паролей

Чтобы обеспечить безопасность информации компании и дать доступ к технологическому стеку тем, кто в нем нуждается, рассмотрите внедрение программы для хранения паролей.

Инструменты, такие как LastPass, позволяют пользователям создавать и хранить учетные данные. Они подходят как для индивидуального использования, так и для небольших команд и предприятий.

20. Используйте инструменты искусственного интеллекта

Прогнозируется, что в ближайшие годы программы искусственного интеллекта принесут бизнесу до 2,6 триллионов долларов. Как владелец компании, вы можете использовать такие программы для автоматизации рутинных задач и оптимизации работы вашей команды. Инструменты ИИ (искусственного интеллекта) могут упростить, например, управление данными, освободив драгоценное время вашей команды.

Если ваши сотрудники занимаются созданием большого объема контента, инструменты искусственного интеллекта, такие как ChatGPT, могут значительно сократить время, затрачиваемое на его создание, благодаря функциям поиска и анализа информации, а также конспектирования и редактирования текстов.

Автоматизация процессов в бизнесе — это ключевой шаг к повышению эффективности и освобождению времени для стратегически важных задач. Проведите анализ вашего бизнеса, выявите неэффективные процессы и задачи, которые можно автоматизировать. Освободившееся время можно направить на развитие более ценных аспектов вашего бизнеса.

Для помощи в автоматизации процессов и оптимизации работы вашей компании, обратитесь к специалистам ООО “Троффконс”. Наша компания специализируется на внедрении современных технологий и разработке индивидуальных решений для автоматизации бизнес-процессов. Отправьте заявку и узнайте, как мы можем помочь вашему бизнесу стать более эффективным и конкурентоспособным!