В современной экономике выигрывает не тот, кто больше работает, а тот, кто быстрее адаптируется. Согласно исследованиям (например, Brightpearl by Sage), сотрудники компаний тратят в среднем до 300 часов в год на повторяющиеся административные задачи. Это почти два полных рабочих месяца, которые «съедают» прибыль, пока ваши эксперты занимаются заполнением таблиц вместо продаж и стратегии.
Мировая практика автоматизации сегодня ушла от простого «перекладывания файлов». Трендом 2025–2026 годов стала гиперавтоматизация — связка BPM-систем, искусственного интеллекта (ИИ) и роботов (RPA) для создания «умных» процессов.
Но с чего начать, чтобы инвестиции окупились уже в первые месяцы?
Формула «Низко висящих фруктов»
Прежде чем внедрять сложные решения, мировые эксперты рекомендуют искать процессы, обладающие тремя признаками:
-
Высокая частота: процесс повторяется ежедневно или десятки раз в неделю.
-
Жесткие правила: действия выполняются по схеме «если А, то Б».
-
Цена ошибки: малейшая опечатка приводит к штрафам, потере клиента или задержке оплаты.
Топ-5 процессов для автоматизации «первой очереди»
- Обработка входящих счетов и финансы (Accounts Payable)
Это классика автоматизации с самым быстрым ROI (возвратом инвестиций). В ручном режиме ввод данных из счета в систему занимает от 15 до 40 минут.
Мировая практика: Использование ИИ для распознавания документов (OCR) позволяет сократить время обработки до 2–3 минут. Автоматизация сверки счетов с договорами устраняет риск двойных оплат и мошенничества.
- Согласование договоров и документооборот
Согласно статистике, до 40% рабочего времени юристов уходит на проверку типовых правок и поиск того, «у кого сейчас лежит договор».
Решение: BPM-система (например, ELMA365) автоматически направляет документ по нужному маршруту, напоминает ответственным о дедлайнах и сама формирует текст из шаблона.
- Онбординг сотрудников (HR)
Найм нового человека — это десятки мелких задач: создать почту, выдать доступы в CRM, подготовить рабочее место, подписать инструкции. Потеря одного звена — и новый сотрудник сидит без дела два дня, получая зарплату.
Мировая практика: Полностью автоматизированный workflow онбординга снижает текучку в первый месяц на 30%, так как человек чувствует систему и заботу с первого дня.
- Управление лидами и «прогрев» в продажах
Менеджеры часто забывают перезвонить или отправить КП, если сделка не кажется «горячей». В итоге база, в которую вложен маркетинговый бюджет, «протухает».
Решение: Автоматизация триггерных писем, скоринг лидов (оценка вероятности сделки) и автоматическая постановка задач менеджеру. Машины не забывают перезванивать.
- Служба поддержки и типовые запросы (Helpdesk)
80% запросов в поддержку — это типовые вопросы: «Где мой заказ?», «Как восстановить пароль?», «Пришлите акт сверки».
Мировая практика: Внедрение ИИ-агентов, которые отвечают мгновенно 24/7. Человек подключается только к сложным, нестандартным задачам.
Главная ошибка: Автоматизация хаоса
Мировой опыт гласит: «Если автоматизировать беспорядок, получится автоматизированный беспорядок».
Прежде чем настраивать роботов в BPM-системе:
Опишите процесс как есть (AS-IS). Часто уже на этапе рисования схемы становятся видны лишние, дублирующие шаги.
Упростите. Если шаг в процессе не добавляет ценности, удалите его, а не автоматизируйте.
Выберите Low-code платформу. Мир отказывается от долгой разработки в пользу гибких систем вроде ELMA365, где бизнес-аналитик может менять процесс «на лету» без армии программистов.
Итог
Автоматизация рутины — это не про увольнение людей. Это про освобождение их потенциала. Когда ваши сотрудники перестают быть «копипастерами» данных, они начинают приносить прибыль, создавая инновации и работая с клиентами.
