Автоматизация бизнес-процессов давно перестала быть модным словом. Сегодня это вопрос конкурентоспособности. Но на практике мы регулярно видим одну и ту же картину: компания тратит бюджет, внедряет систему, проводит обучение - а через полгода сотрудники работают «как раньше», процессы буксуют, а руководитель разочарован.

Проблема не в платформе. И не в сотрудниках. В 80% случаев причина - в управленческих ошибках на этапе подготовки и запуска проекта.

Ниже - типовые ошибки, которые мы регулярно видим в компаниях среднего и крупного бизнеса.

1. Автоматизируют хаос#

Самая распространенная ошибка - автоматизировать процесс, который не описан, не регламентирован и по-разному выполняется в каждом подразделении.

Один из наших клиентов (производственная компания, 400+ сотрудников) хотел автоматизировать согласование договоров. При первичном анализе выяснилось, что:

• нет единого маршрута согласования;
• каждый директор подключается «по ситуации»;
• сроки нигде не фиксируются;
• ответственность размыта.

Если такой процесс просто «перенести в систему», цифровой хаос станет только быстрее.

Правильный подход: сначала унификация и логика процесса, затем автоматизация.

2. Нет конкретной бизнес-цели#

Формулировка «нам нужна автоматизация» - это не цель.

Цель звучит иначе:

• сократить срок согласования с 14 до 5 дней;
• снизить потери заявок на 30%;
• убрать ручной ввод данных в 1С;
• обеспечить прозрачность KPI по проектам.

В одном кейсе собственник хотел «цифровизировать компанию». Через 2 месяца выяснилось, что он ожидает роста прибыли. Но автоматизация сама по себе прибыль не генерирует - она устраняет потери и повышает управляемость.

Без измеримого результата проект превращается в бесконечную настройку системы.

3. Делегируют проект только IT-отделу#

Автоматизация - это управленческий проект, а не IT-задача.

Когда директор говорит: «Пусть айтишники внедрят», возникает разрыв:

• IT настраивает техническую логику;
• бизнес не меняет поведение;
• сотрудники саботируют новые правила.

В одном из проектов финансовый директор вообще не участвовал в постановке требований к бюджетированию. В итоге система не учитывала реальные особенности управленческого учета, и процесс пришлось переделывать.

Если собственник или директор не вовлечен - проект теряет фокус.

4. Пытаются сделать «идеально» с первого раза#

Перфекционизм - враг цифровых проектов.

Некоторые компании хотят описать 100% сценариев, учесть все исключения и «закрыть весь контур автоматизации» сразу. Это приводит к:

• затяжному этапу аналитики;
• перегруженному ТЗ;
• росту бюджета;
• усталости команды.

Гораздо эффективнее запускать процессы итерационно:

1. базовая версия,
2. тестирование на реальных данных,
3. корректировки,
4. масштабирование.

Один из наших клиентов запустил базовый процесс закупок за 6 недель вместо планируемых 5 месяцев - и уже на первой итерации получил сокращение времени обработки заявок на 40%.

5. Игнорируют сопротивление сотрудников#

Автоматизация меняет привычный уклад работы. А любое изменение вызывает сопротивление.

Типовые реакции:

• «Старая таблица удобнее»;
• «Система тормозит»;
• «Это лишняя бюрократия».

Если не объяснить сотрудникам, зачем внедряется новая система, и не показать личную выгоду (меньше ручной работы, прозрачность задач, понятные приоритеты), процесс будет саботироваться.

Автоматизация - это всегда управление изменениями, а не просто внедрение платформы.

6. Недооценивают роль аналитики#

Экономия на аналитике - почти гарантированный перерасход бюджета позже.

Когда требования формулируются поверхностно:

• появляются доработки;
• растет количество правок;
• увеличивается срок проекта;
• падает маржинальность.

В одном проекте заказчик решил «ускорить старт» и сократил этап сбора требований. Через 3 месяца объем доработок превысил первоначальный бюджет на 35%.

Грамотная аналитика - это инвестиция в управляемость проекта.

7. Нет владельца процесса#

Если у процесса нет ответственного - он не работает.

Автоматизация не заменяет управленца. Она лишь делает прозрачным:

• где зависла задача;
• кто не исполнил срок;
• где происходит перегруз.

В одной компании процесс подбора персонала был автоматизирован, но не было закрепленного владельца. В результате заявки продолжали «висеть», потому что система не может заставить человека принимать решения.

8. Путают автоматизацию с цифровизацией#

Автоматизация - это оптимизация конкретных процессов.
Цифровизация - это изменение модели управления компанией.

Если внедрение не связано со стратегией бизнеса (рост, масштабирование, франчайзинг, новые направления), система остается «локальным инструментом».

Владельцу важно задать вопрос:
Как автоматизация поддерживает стратегию компании на 3-5 лет?

9. Не считают экономику проекта#

Руководители часто оценивают проект только по стоимости внедрения.

Но правильная оценка включает:

• экономию ФОТ,
• сокращение ошибок,
• уменьшение сроков,
• снижение управленческих рисков,
• высвобождение времени руководителей.

В одном проекте автоматизация коммерческого блока позволила сократить потери заявок на 18%. Это дало прирост выручки, который окупил проект за 7 месяцев.

Без финансовой модели автоматизация воспринимается как «расход», а не инвестиция.

10. Нет постпроектного сопровождения#

После запуска системы начинается реальная жизнь:

• появляются новые требования;
• бизнес меняется;
• сотрудники находят узкие места;
• нужна адаптация процессов.

Если нет поддержки и развития, система постепенно деградирует.

Автоматизация - это не разовый проект, а управляемая эволюция процессов.

Чек-лист для директора перед запуском автоматизации#

Используйте этот список перед стартом проекта:

Стратегия#

• Понимаю, какую бизнес-цель решает автоматизация.
• Есть измеримый показатель результата (сроки, деньги, производительность).
• Проект связан со стратегией роста компании.

Процессы#

• Процесс описан и унифицирован.
• Назначен владелец процесса.
• Определены узкие места текущей модели.

Управление проектом#

• Назначен ответственный со стороны бизнеса.
• Руководство вовлечено в ключевые решения.
• Есть поэтапный план внедрения.

Экономика#

• Рассчитан ожидаемый эффект.
• Понимаем срок окупаемости.
• Учтены ресурсы команды.

Люди#

• Продуман план коммуникации сотрудникам.
• Понятно, какую выгоду получат пользователи.
• Запланировано обучение.

Если вы не можете отметить большинство пунктов - проект находится в зоне риска.

Вывод#

Автоматизация бизнес-процессов - это инструмент управления, а не IT-эксперимент.

Для собственника это способ:

• сделать компанию прозрачной;
• убрать зависимость от отдельных сотрудников;
• ускорить масштабирование;
• повысить управляемость.

Но только при условии, что проект начинается не с выбора системы, а с управленческого решения изменить модель работы.

Если вы планируете автоматизацию или сомневаетесь, правильно ли идет текущий проект - мы можем провести экспресс-аудит процессов и показать точки риска до того, как они превратятся в потери бюджета.

Готовы обсудить вашу ситуацию?